Connaissez-vous ce qu’est une ESN ? C’est une entreprise de service numérique. Autrement dit, cette entreprise se donne pour objectif de rendre des services numériques au quotidien, à ses clients. Voici donc les conseils d’une ESN, pour mettre en place le télétravail.
Plan de l'article
Définissez clairement les modalités du télétravail
Il faut que l’on convienne sur le fait qu’on entend par télétravail, un système de travail qui permet à une entreprise de toujours faire fonctionner chacun de ses membres, même étant chez eux. De ce fait, lorsqu’une entreprise doit faire passer ses membres en mode « télétravail », le responsable de cette entreprise doit définir clairement avec ses collaborateurs des modalités du travail.
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En d’autres termes, des questions cruciales devront être posées. À quelle fréquence le travail devra-t-il être réalisé ou livré ? Pour quelle raison devra-t-on faire le travail ? Quel profil des collaborateurs convient pour l’exécution d’un tel travail ? Trouver une réponse à ces questions en commun accord avec ses collaborateurs sera la première étape de la mise en place de l’ESN.
Faites usage de bons outils de communication
Lorsque vous instaurez le télétravail dans votre entreprise, l’une des premières choses à faire est de mettre à disposition de celle-ci les bons outils de communication. Vous pourrez à cet effet, faire usage de vidéoconférence par exemple, pour travailler avec vos collaborateurs. En outre, vous pourrez mettre à profit, des outils de messagerie, à l’instar des applications pour smartphone, afin de favoriser la communication instantanée. Il faudra également faire usage de divers outils de partage d’information, pour qu’une même information soit distribuée à plusieurs personnes à la fois. Et cela, Globalis, cette entreprise de services numériques à Paris, l’a bien compris. Fixez au sein de votre ESN, des objectifs précis qui restent tout de même réalistes.
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On ne doit pas le nier ! Fonctionner en télétravail est un peu complexe du fait que les collaborateurs ne viennent pas au boulot tous les jours. Pour ce faire, il vous faudra mettre beaucoup de rigueur dans le travail collaboratif. À cet effet, vous devrez fixer des objectifs que vos collaborateurs devront atteindre, tout en restant réalistes. Pour y parvenir, il faudra donc éviter de fixer des objectifs trop difficiles, ainsi que des deadlines trop courts.
Ensuite, vous devrez trouver un juste milieu entre une discipline de rigueur et confiance complète, avec vos collaborateurs. Autrement dit, exigez beaucoup d’eux, tout en ne cherchant pas à garder un contrôle exclusif de leurs journées, par exemple. À cet effet, il faudra passer du rôle de simple responsable à celui d’un mentor. C’est-à-dire un responsable qui conduit ses collaborateurs.
Mettez en places des règles
Vous ne pourrez pas travailler à distance, sans qu’il y ait un minimum de règles. Il faudra donc en établir. Pas pour punir ou oppresser, mais surtout pour la bonne conduite du travail. En outre, organiser des plannings pour les livraisons, les consignes, ou encore, pour discuter des difficultés que rencontre chacun des membres dans l’exécution de leurs tâches respectives.
Assurez-vous de la sécurité des données et des équipements utilisés en télétravail
La sécurité doit être une priorité absolue lorsque vous travaillez à distance. Il est indispensable de garantir la sécurité des données et des équipements utilisés en télétravail. Dans ce sens, il est recommandé de mettre en place un réseau privé virtuel (VPN) pour chiffrer les communications et protéger les échanges de données entre l’entreprise et le domicile du collaborateur.
Au niveau matériel, assurez-vous que tous les équipements utilisés sont régulièrement mis à jour avec les dernières versions logicielles disponibles. Les ordinateurs, tablettes ou smartphones doivent aussi être sécurisés par un mot de passe robuste afin d’éviter tout risque d’intrusion non autorisée dans le système informatique.
Veillez à informer vos salariés sur la façon dont ils peuvent manipuler leurs données personnelles lorsqu’ils travaillent hors site. Vous devez leur rappeler qu’il ne faut jamais stocker des informations sensibles sur des appareils personnels tels que leurs propres ordinateurs ou téléphones portables.
Tous ces aspects devront être pris en compte pour assurer aux employeurs comme aux employés une expérience réussie du travail à distance.
Encouragez le bien-être et la cohésion d’équipe malgré la distance
Le télétravail peut être une expérience isolante pour certains salariés qui se retrouvent éloignés physiquement de leurs collègues et de leur environnement professionnel habituel. Pour éviter cela, l’une des manières les plus simples de cultiver un sentiment d’appartenance est d’organiser des réunions régulières en ligne via des plateformes telles que Skype ou Hangouts. Ces appels vidéo peuvent servir à discuter du travail en cours, à planifier les tâches futures, mais aussi à discuter de sujets plus informels qui permettront aux membres de l’équipe de mieux se connaître sur un plan personnel.
Il ne faut pas oublier non plus l’importance du management dans cette situation particulière. Les managers doivent s’assurer que chacun se sent considéré et encouragé dans son travail, même lorsqu’il n’est pas présent au bureau. Ils peuvent organiser des sessions individuelles avec chaque employé afin de répondre à toutes leurs questions ou inquiétudes concernant le télétravail.
De plus, travailler depuis chez soi peut effectivement amener certains salariés à travailler trop longtemps sans pause ni déconnexion avec leur domicile personnel. Il est donc nécessaire d’éduquer vos collaborateurs sur ce point et d’insister sur la nécessité du temps libre pour préserver un bon état psychologique général.
Mettre en place du télétravail ne se résume pas simplement à autoriser les employés à travailler depuis leur domicile. Vous devez veiller à la sécurité des communications et du matériel, mais aussi encourager le bien-être et la cohésion d’équipe malgré l’éloignement géographique. En mettant en place ces bonnes pratiques, vous pourrez garantir un environnement de travail efficace pour tous vos salariés.
